Gespreksmodel voor functioneringsgesprek

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een op gezette tijden te voeren gesprek tussen medewerker en leidinggevende betreffende de voortgang en beleving van de arbeid. De leidraad van het gesprek wordt bepaald door de vooraf door beide partijen aangedragen agendapunten. 

Het functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek. Van beide partijen wordt dus een actieve bijdrage verwacht. Dit gesprek wordt op basis van gelijkwaardigheid gevoerd. Vaak wordt binnen organisaties gewerkt met een aantal 'standaard' agendapunten. Leidinggevende en medewerker bepalen samen de prioriteit van de agendapunten.

Vind je het belangrijk dat alle medewerkers constant op de hoogte zijn van de wederzijdse verwachtingen? Kijk dan eens bij onze training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren of bij de training Situationeel Leidinggeven.

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Hoe pak je een functioneringsgesprek aan?

De afspraak voor het functioneringsgesprek is wellicht al tijdens de afronding van het voorgaande functioneringsgesprek gemaakt. Toch is het handig om elkaar, een dag of tien voor het feitelijke gesprek, te spreken over de agendapunten van het komend overleg. Ga niet inhoudelijk in op deze agendapunten, maar zorg er wel voor dat je van elkaar weet wat er met de agendapunten bedoeld wordt. 

Je doet er verstandig aan om tijdens de voorbereiding van het functioneringsgesprek, de stukken nog eens goed door te lezen. Bijvoorbeeld de functiebeschrijving, reeds gemaakte afspraken, de geformuleerde doelstellingen, etc. Ook kun je, als de agendapunten van de ander bekend zijn, nadenken over je wisselgeld. Wat wil je wel en wat wil je niet toezeggen. Met je direct leidinggevende kun je vooraf al een oriënterend gesprek hebben over je mogelijkheden betreffende dit ene agendapunt. 

Voer deze gesprekken bij voorkeur in een neutrale ruimte. Niet in je eigen kantoor maar bijvoorbeeld in een van de spreekkamers. De medewerker zal hierdoor eerder het gevoel van veiligheid krijgen. In een functioneringsgesprek maak je afspraken over punten die voor verbetering vatbaar zijn, je vraagt daartoe de medewerker zich kwetsbaar op te stellen. Daar is een rustige en veilige ruimte voor nodig. Zorg ervoor dat je van verstoringen verschoond blijft, schakel telefoon door en sluit de deur. 

Leg de organisatie niet aan ingewikkelde functioneringsgespreksformulieren vast: Het gaat dan meer om de formulieren dan om de essentie van het gesprek. Het gesprek is eigenlijk niet meer dan een constructief afsprakengesprek. Dat kan bij wijze van spreken prima op een blanco papier, waarop je de ingebrachte agendapunten weergeeft en de gemaakte afspraken vastlegt. 

Vraag de medewerker alvast na te denken over oplossingen. In veel gevallen, kun je hem dat ook over jouw agendapunten laten doen. In principe heeft het gesprek betrekking op het functioneren van de medewerker, laat de medewerker daarom ook zelf met oplossingen komen (E=KxA). Effect = Kwaliteit x Acceptatie. 

Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen medewerker en zijn leidinggevende. De doelstelling is zeker niet een controlemiddel of een middel van beheersmatige aard te zijn. Daarom is het verstandig het eventuele formulier niet aan derden te geven. Principieel blijft het verslag slechts in beider bezit. Indien je organisatie wenst te meten of er gesprekken hebben plaatsgevonden, moet een melding van namen en data voldoende zijn. Veelal gaat er echter tevens een exemplaar naar P&O, in het kader van opleidingswensen. 

Vind je het belangrijk dat alle medewerkers constant op de hoogte zijn van de wederzijdse verwachtingen? Kijk dan eens bij onze training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren of bij de training Situationeel Leidinggeven.

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Verloop van het functioneringsgesprek

Vaststellen status van het gesprek

Bespreek bij aanvang het doel en de status van het gesprek om te voorkomen dat er over niet-relevante zaken gesproken wordt of dat er onnodig wordt uitgeweid: wat is het doel van dit gesprek? Wat zijn de agendapunten van de medewerker en van de leidinggevende? Moet er een prioriteit aangegeven worden in de volgorde van agendapunten? Hoeveel tijd hebben we voor dit gesprek? Door afspraken hier over te maken, kun je een effectief en zinvol gesprek voeren. Je kunt elkaar hier dan ook tijdens het gesprek op aanspreken door terug te grijpen op de agenda. 

Bespreking agendapunten van de medewerker

Laat de medewerker de volgorde van de agendapunten bepalen. Zijn er agendapunten te groeperen, of bestaat er misschien een verband tussen bepaalde agendapunten, houd daar dan ook rekening mee. Zorg ervoor dat je helder voor ogen hebt wat de doelen en belangen van dit agendapunt zijn. Wat en waarom wil de medewerker dit bereiken? Vraag goed door om zodoende een heldere probleemdefinitie te verkrijgen. Nadat je een samenvatting hebt gegeven, om te controleren of u de medewerker goed begrepen heeft, vraag je om oplossingen en/of alternatieven. Maak per agendapunt een afspraak. 

Bespreking agendapunten van de leidinggevende

Leg de situatie aan de medewerker uit. Vraag en check of het probleem duidelijk genoeg is gedefinieerd. Om te achterhalen wat de oorzaken zijn, kun je verhelderende vragen aan de medewerker stellen. Door inzichten in het handelen van beiden te verkrijgen ontstaat er een wederzijds probleembesef. Laat de oplossing van het probleem (of ideëen hierover) bij voorkeur aan de medewerker over. Maak ook hier per agendapunt een afspraak. 

Maak met elkaar afspraken over Wie, Wat gaat doen en Wanneer het gereed moet zijn

Deze WWW-afspraak leent zich bij uitstek voor verslaglegging. Laat eventueel de medewerker het verslag maken (check wat het beleid is in je organisatie). Zorg ervoor dat de gemaakte afspraken aan het SMART-principe voldoen (Specifiek, Meetbaar, Acceptatie, Realistisch en Tijdgebonden). 

Afspraken over benodigde steun

Geef allereerst een korte samenvatting van de gemaakte afspraken. Vraag aan de medewerker waar hij hulp van jouw kant verwacht. Leg ook deze afspraak in het verslag vast. 

Afspraak volgend gesprek

Maak, voordat je uit elkaar gaat, een afspraak voor een volgend gesprek. Probeer op deze wijze te voorkomen dat er door tijdgebrek onvoldoende met elkaar gesproken wordt en dit soort gesprekken erbij inschieten.

Vind je het belangrijk dat alle medewerkers constant op de hoogte zijn van de wederzijdse verwachtingen? Kijk dan eens bij onze training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren of bij de training Situationeel Leidinggeven.

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.

Functioneringsgesprek tips

• Teken beiden voor akkoord van de gemaakte afspraken
• Geef de medewerker alle ruimte in het gesprek (bijvoorbeeld meer dan 50% van de tijd)
• Neem de tijd voor de voorbereiding en het gesprek zelf
• Voordat je met functioneringsgesprekken start, doe je er verstandig aan om in het werkoverleg voorlichting te geven (doel, verwachtingen en werkwijze)
• Verdeel de gesprekken over het gehele jaar
• Probeer je medewerker echt te begrijpen, luister empatisch
• Als het over jou gaat, ga dan niet in de verdediging maar vraag om verheldering
• Houd het verslag eenvoudig en geef direct een kopie aan de medewerker mee
• Als je ergens niet uitkomt, maak dan voor dat agendapunt een vervolgafspraak
• De inhoud gaat over het werk in de ruimste zin van het woord
• Zeg alleen dat toe, wat je ook echt waar kunt maken
• Het is beter om ergens een vervolgafspraak voor te maken dan het terug te moeten draaien
• Gebruik het functioneringsgesprek niet voor andere doelen
• Gebruik de communicatiedrug LSD: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen

Vind je het belangrijk dat alle medewerkers constant op de hoogte zijn van de wederzijdse verwachtingen? Kijk dan eens bij onze training Functionerings- en Beoordelingsgesprekken voeren of bij de training Situationeel Leidinggeven.

Alle trainingen kunnen zowel individueel als maatwerk in-company verzorgd worden.